Ya está, ya lo habéis conseguido y todo ha salido perfecto. ¡Enhorabuena por el trabajo realizado!. Después de horas y horas de preparación, de los nervios del estrés del día del evento, todo ha salido según lo previsto y ya ha acabado todo…¿seguro?
Muchas veces olvidamos la importancia de medir los resultados de nuestra acción, olvidando que son esos resultados los que van a hacer que un evento sea en mayor o menor medida un éxito, la experiencia del cliente que va a hacer que nos vuelva a contratar o no y que nos puedan recomendar para futuros trabajos.
Os dejamos una serie de consejos para cerrar de forma definitiva vuestro evento y gracias a estas acciones poder medir resultados y realizar mejoras para las próximas ediciones.
Antes de empezar con los consejos tenemos que decir que hay que ponerse a realizar estas acciones nada más acabar el evento, no podemos dejar pasar el tiempo ya que muchas veces si lo dejamos pasar los asistentes del evento pueden ir olvidando su experiencia y si nos vamos a acercar a ellos para preguntarles sobre su percepción es mejor hacerlo cuanto aún tienen fresco el recuerdo de nosotros.
1. Comunicar lo que hemos hecho.
Como ya comentamos en nuestro post sobre la visibilidad del evento, tenemos que comunicar en nuestras redes y en las de los patrocinadores y clientes la acción realizada. Comentaremos todo lo que ha acontecido en el evento, los asistentes, etc todo
de una forma detallada acompañado de vídeos, fotos, material audiovisual que nos sirva como promoción. En este caso no tendremos aún un vídeo editado sobre el evento pero si pequeñas piezas que podemos ir colgando a modo teaser para que después puedan ver en nuestra web el trabajo completo. Haremos un rastreo del hashtag oficial del evento para saber quién y qué se ha comentado mientras estábamos trabajando.
Nos pondremos en contacto con diferentes medios de comunicación para enviarles la información sobre nuestro evento y conseguir que publiquen algo sobre nosotros y conseguir así un mayor impacto.
2. Agradecer la presencia a los invitados
Los asistentes al evento son los auténticos protagonistas. Podemos comenzar con un tweet de agradecimiento y después pasar a una carta formal en la que les daremos las gracias por haber asistido y participado en nuestro evento. Lo bueno sería crear notas personales para las diferentes personas que han puesto su grano de arena para que todo haya salido perfecto aunque si no se dispone de tiempo suficiente también es válido una carta estandar de agradecimiento aunque, insistimos, es mejor que todo sea más personalizado.
3. Encuestas a los asistentes
Enviaremos encuestas a los asistentes de nuestro evento para medir el nivel de satisfacción con nuestra acción. Con estas encuentras sabremos qué es lo que ha funcionado mejor y lo que no durante el evento y así poder cambiarlo y mejorarlo para futuras ediciones. Preguntaremos también a proveedores, clientes etc para sacar cuanta más información posible y poder reforzar las debilidades que descubramos gracias a sus respuestas. Se trata de saber la opinión de todos los que han formado parte de la acción y crear feedback. Nosotros también podemos decirle a nuestros colaboradores qué nos ha gustado más y que menos acerca nuestra colaboración y así ellos también pueden mejorar en un futuro. Con estas encuestas salimos todos ganando. Podemos enviarles las encuentras vía mail y que ellos nos respondan o también podemos usar herramientas como Doodle que nos permiten crear encuentas online que son fáciles y rápidas de rellenar y enviar.
4. Recopilar datos de los asistentes
Todas las personas que han formado parte del evento habrán tenido que rellenar una hoja de inscripción, invitación etc para poder participar en la acción. Estos datos los guardaremos y los incluiremos en nuestra base de datos para que en un futuro reciban las novedades de nuestra agencia, eventos o lo que queramos comunicar mediante newsletters que crearemos en un futuro. Sería bueno crear un resumen del evento al que acaban de existir y enviárselo como recordatorio.
5 Finalizar las cuentas
Sabemos que de la cantidad presupuestada en un comienzo y la cantidad que se invierte al final en un evento hay algún incremento. Seguro que durante la realización del evento han surgido gastos inesperados que hemos ido subsanando poco a poco. En este momento debemos recopilar todos esos pequeños gastos y sumarlos al presupuesto inicial para dar por cerradas las cuentas y que todo cuadre para mostrar el presupuesto total al cliente.
6 Realizar informes
En estos informes plasmaremos una información exhaustiva sobre el evento desde el número de asistentes, sus profesiones, sexo, edad etc..El número de acciones realizadas: presentaciones, charlas, quienes son los ponentes y de qué han hablado…Recopilar los patrocinadores, qué han aportado ellos, precio de sus servicios. Evaluaciones de los participantes… en este apartado incluimos todo lo que se puede medir. Es importante después de recabar toda esta información que lo guardemos para poder revisarlo en los próximos eventos y poder mejorar cosas, volver a contactar con los proveedores o todo lo que nos haya funcionado y descartar lo que no haya sido satisfactorio plenamente.
Una vez realizado estos pasos ya podemos dar por finalizado nuestro evento, lo único que nos queda es aprender de todo lo realizado y mejorar para el próximo, ¡todo es un aprendizaje!
Esperamos que os sea útil este post y si es así os damos las gracias por compartirlo. Y vosotros , ¿Añadiríais algún paso más a esta lista?.
Muy buen post, buena recopilación para cerrar correctamente un evento y dejar todo preparado para que el siguiente sea también un éxito. Un saludo