Esta semana en Queens hemos tenido el reto de organizar el evento internacional más esperado del año para una de las mayores empresas multinacionales de tecnología sanitaria, BD (Becton, Dickinson and Company) que centra sus esfuerzos en mejorar la administración de medicamentos, en optimizar el diagnóstico de las enfermedades infecciosas y del cáncer, así como en avanzar en el descubrimiento de nuevos fármacos (Fuente http://bd.com).
El evento ha supuesto todo un desafío en cuanto al espacio, tanto a nivel técnico como organizativo. Con un escenario de más de 22 metros ,una altura máxima de 2,85 metros, con 3 pantallas en retro-proyección y dos proyecciones en mapping de 3D, la cosa se ponía complicada,pero una vez más, ¡¡lo hemos conseguido y este es el resultado!!
El evento se desarrolló en el emblemático NH Collection Eurobuilding y albergó a más de 254 personas durante sus 3 días de jornadas internacionales. Contó con la presencia además de grandes gurús del marketing y motivational speakers como el renombrado Jim Lawless, quien ha inspirado con sus charlas a más de medio millón de personas alrededor del mundo.
Aquí os dejamos un resumen dell evento: https://www.youtube.com/watch?v=UBO9bAc6nQM
Por cuarto año consecutivo, nuestra agencia ha tenido el honor de organizar el pasado Jueves 21 la cena de gala de Sixt Fitur 2016.
La cena tuvo lugar en el emplazamiento mágico del palacio Neptuno, donde nos encargamos de dotar de personalidad corporativa todo el espacio. Además de la propuesta visual, el matiz especial de la gala lo proporcionó una banda en vivo de música jazz, la cual se encargó de amenizar todo el evento. Dentro de los más de 115 asistentes a la cena, acudieron clientes y asociados de Sixt, entre ellos, el mayor representante de la compañía Don Estanislao de Mata Pérez.
Ya está, ya lo habéis conseguido y todo ha salido perfecto. ¡Enhorabuena por el trabajo realizado!. Después de horas y horas de preparación, de los nervios del estrés del día del evento, todo ha salido según lo previsto y ya ha acabado todo…¿seguro?
Muchas veces olvidamos la importancia de medir los resultados de nuestra acción, olvidando que son esos resultados los que van a hacer que un evento sea en mayor o menor medida un éxito, la experiencia del cliente que va a hacer que nos vuelva a contratar o no y que nos puedan recomendar para futuros trabajos.
Os dejamos una serie de consejos para cerrar de forma definitiva vuestro evento y gracias a estas acciones poder medir resultados y realizar mejoras para las próximas ediciones.
Antes de empezar con los consejos tenemos que decir que hay que ponerse a realizar estas acciones nada más acabar el evento, no podemos dejar pasar el tiempo ya que muchas veces si lo dejamos pasar los asistentes del evento pueden ir olvidando su experiencia y si nos vamos a acercar a ellos para preguntarles sobre su percepción es mejor hacerlo cuanto aún tienen fresco el recuerdo de nosotros.
1. Comunicar lo que hemos hecho.
Como ya comentamos en nuestro post sobre la visibilidad del evento, tenemos que comunicar en nuestras redes y en las de los patrocinadores y clientes la acción realizada. Comentaremos todo lo que ha acontecido en el evento, los asistentes, etc todo
de una forma detallada acompañado de vídeos, fotos, material audiovisual que nos sirva como promoción. En este caso no tendremos aún un vídeo editado sobre el evento pero si pequeñas piezas que podemos ir colgando a modo teaser para que después puedan ver en nuestra web el trabajo completo. Haremos un rastreo del hashtag oficial del evento para saber quién y qué se ha comentado mientras estábamos trabajando.
Nos pondremos en contacto con diferentes medios de comunicación para enviarles la información sobre nuestro evento y conseguir que publiquen algo sobre nosotros y conseguir así un mayor impacto.
2. Agradecer la presencia a los invitados
Los asistentes al evento son los auténticos protagonistas. Podemos comenzar con un tweet de agradecimiento y después pasar a una carta formal en la que les daremos las gracias por haber asistido y participado en nuestro evento. Lo bueno sería crear notas personales para las diferentes personas que han puesto su grano de arena para que todo haya salido perfecto aunque si no se dispone de tiempo suficiente también es válido una carta estandar de agradecimiento aunque, insistimos, es mejor que todo sea más personalizado.
3. Encuestas a los asistentes
Enviaremos encuestas a los asistentes de nuestro evento para medir el nivel de satisfacción con nuestra acción. Con estas encuentras sabremos qué es lo que ha funcionado mejor y lo que no durante el evento y así poder cambiarlo y mejorarlo para futuras ediciones. Preguntaremos también a proveedores, clientes etc para sacar cuanta más información posible y poder reforzar las debilidades que descubramos gracias a sus respuestas. Se trata de saber la opinión de todos los que han formado parte de la acción y crear feedback. Nosotros también podemos decirle a nuestros colaboradores qué nos ha gustado más y que menos acerca nuestra colaboración y así ellos también pueden mejorar en un futuro. Con estas encuestas salimos todos ganando. Podemos enviarles las encuentras vía mail y que ellos nos respondan o también podemos usar herramientas como Doodle que nos permiten crear encuentas online que son fáciles y rápidas de rellenar y enviar.
4. Recopilar datos de los asistentes
Todas las personas que han formado parte del evento habrán tenido que rellenar una hoja de inscripción, invitación etc para poder participar en la acción. Estos datos los guardaremos y los incluiremos en nuestra base de datos para que en un futuro reciban las novedades de nuestra agencia, eventos o lo que queramos comunicar mediante newsletters que crearemos en un futuro. Sería bueno crear un resumen del evento al que acaban de existir y enviárselo como recordatorio.
5 Finalizar las cuentas
Sabemos que de la cantidad presupuestada en un comienzo y la cantidad que se invierte al final en un evento hay algún incremento. Seguro que durante la realización del evento han surgido gastos inesperados que hemos ido subsanando poco a poco. En este momento debemos recopilar todos esos pequeños gastos y sumarlos al presupuesto inicial para dar por cerradas las cuentas y que todo cuadre para mostrar el presupuesto total al cliente.
6 Realizar informes
En estos informes plasmaremos una información exhaustiva sobre el evento desde el número de asistentes, sus profesiones, sexo, edad etc..El número de acciones realizadas: presentaciones, charlas, quienes son los ponentes y de qué han hablado…Recopilar los patrocinadores, qué han aportado ellos, precio de sus servicios. Evaluaciones de los participantes… en este apartado incluimos todo lo que se puede medir. Es importante después de recabar toda esta información que lo guardemos para poder revisarlo en los próximos eventos y poder mejorar cosas, volver a contactar con los proveedores o todo lo que nos haya funcionado y descartar lo que no haya sido satisfactorio plenamente.
Una vez realizado estos pasos ya podemos dar por finalizado nuestro evento, lo único que nos queda es aprender de todo lo realizado y mejorar para el próximo, ¡todo es un aprendizaje!
Esperamos que os sea útil este post y si es así os damos las gracias por compartirlo. Y vosotros , ¿Añadiríais algún paso más a esta lista?.
Cuando realizamos un evento, sea del tipo que sea, no nos podemos olvidar que es un buen momento para dar rienda suelta al relaciones públicas que llevamos dentro y hacer de nosotros mismos una plataforma personal de venta. Tenemos que aprender a hablar bien de nosotros mismos, reconocer nuestras fortalezas y saber trasmitirlas en los momentos en los que estamos rodeados de gente de nuestro sector.
El netwoking se define como el momento en el que trabajamos nuestras redes de contacto. Es el momento en el que damos a conocer nuestra empresa ( o a nosotros mismos si trabajamos como autónomos), los productos que tenemos y trabajamos, conocer a nuestros clientes en persona, acceder a gente influyente dentro del sector a las que es difícil acceder etc. Si jugamos bien nuestras cartas y aplicamos un buen networking podremos incrementar nuestro volumen de trabajo y de reconocimiento dentro del sector. Es en este momento cuando interactuamos con nuestros clientes potenciales o con posible personas con las que en un futuro podemos llegar a trabajar o a colaborar.
En definitiva el fin del networking es vender, pero dejamos atrás ya las técnicas agresivas en las que abordábamos al cliente de una forma brusca para venderle nuestro producto, la conocida puerta fría. Esta más que demostrado que estas técnicas acaban generando un rechazo no solo al producto que estábamos promocionando sino a la marca o empresa que se esconde detrás del producto, desembocando en una pérdida de confianza y credibilidad hacia el cliente.
Preparación para un buen networking
Antes de asistir a un evento tenemos que prepararnos como si fuésemos a un examen teniendo en cuenta que parte de nuestro éxito depende de la “nota” que nos pongan los asistentes que nos vamos a encontrar.
En primer lugar y aunque suene un poco antiguo, tenemos que preparnos unas buenas tarjetas de visita, modernas, que huyan de letras historiadas etc. Actualmente encontramos muchas empresas por internet con buenos precios para realizar los diseños y la impresión de las tarjetas, aunque si uno es apañado se las puede diseñar el mismo y poder plasmar la imagen de su empresa en las tarjetas de una forma más personal. Estas tarjetas no las entregaremos al presentarnos si no que según vaya fluyendo la conversación encontraremos el momento adecuado para darlas.
Debemos prepararnos la frase o el discurso con el que nos vamos a presentar a los asistentes. No nos vale con decir nuestro nombre y para quién trabajamos, hay que ser más creativos porque desde el minuto 1 estamos vendiéndonos. Nuestro objetivo es convencer a las personas que asisten de que estamos al día de los temas del evento y somos profesionales dentro de ese campo.
Otro paso es investigar sobre el evento y aquellas personas que van a participar. De esta forma sabremos quienes van a asistir al evento y a quienes nos queremos acercar a saludar. Se trata de programar y filtrar los contactos para poder centrarnos en aquellos que más nos interesen.
Tenemos que pensar la estrategia que vamos a usar una vez estemos en el evento, ver a quien nos acercamos primero, cómo abordar la situación y dejar huella en todos los asistentes que nos interesen. Tenemos que ser nosotros mismos pero respetando varios puntos:
1. No debemos tratar a los asistentes como si fuesen amigos de toda la vida, está bien que se vea un poco de cercanía hacia ellos pero no debemos actuar como si les conociésemos de toda la vida. No hay que olvidar que son personas influyentes que están acostumbradas al trato con personas pero conservando un poco de distancia siempre.
2. Saber gestionar el tiempo. No vamos a ser los únicos asistentes con intereses hacia algún ponente o visitante en concreto con lo que tenemos que ser concisos y no intentar acaparar la atención de una persona en concreto durante el evento. Seguro que otras personas también quieren hablar con esa persona y debemos dejar a cada uno su oportunidad.
3. Llevar siempre los deberes hechos. Si abordamos a alguien debemos saber exactamente qué hace o a qué se dedica o en qué área es experto. Está claro que siempre pueden surgir conversaciones espontáneas y muchas veces son muy fructíferas pero si nos acercamos a iniciar una conversación con un “pez gordo” no queda bien que simplemente “te suene” lo que hace.
Diferentes acciones de Networking
El networking se ha extendido más allá del típico café entre ponencias, claro que esta modalidad sigue existiendo y es efectiva pero no podemos limitarnos a ofrecer esto si queremos que nuestro evento sea recordado y tenga relevancia. Dentro de esta modalidad podemos encontrar acciones en desayunos especiales o los ahora conocidos como afterwork. Por una parte en los desayunos podemos sorprender a los asistentes con desayunos de gourmet pero también con acciones de información dentro del desayuno en sí. Un buen ejemplo de esta acción la podemos ver en los Desayunos de la Agencia Territorio Creativo. que todos los viernes organizan desayunos con ponencias de expertos de su sector.
Actualmente se está poniendo muy de moda el afterwork , eventos organizados después del trabajo en el que realizamos networking de una forma más distendida sin pensar en que tenemos que volver corriendo al trabajo en poco tiempo. Podemos seleccionar un lugar cerca de la oficina para que el traslado no sea muy largo o algún sitio singular cerca de las instalaciones.
Otra buena forma de realizar esta acción es combinarla con el deporte. Podemos organizar competiciones o torneos en grupos o parejas para fomentar el trabajo en equipo y afianzar relaciones. Se suelen organizar torneos de golf, padel u otras actividades que estén relacionadas con la actividad física como rutas o senderismo.
Networking de escapada. Depende mucho del presupuesto que tengamos pero ofrecer un viaje express a un nutrido grupo de personas influyentes de tu sector puede ser un buen momento para realizar conexiones profesionales entre los asistentes y una buena forma de promocionar tu empresa.
Otra opción que nos encontramos lo podemos denominar como netwotking gastronómico, seguro que más de una vez nos hemos encontrado hashtags en nuestro timeline de Twitter del tipo #tweetsandwine, #eatsandtweets, #tweetsandbeers y mucho más. Es una forma de reunir expertos de un sector en torno a un tema de gastronomía donde de una forma más distendida, comiendo y bebiendo, podemos reforzar nuestras relaciones sociales y nuestras agendas. Este tipo de acciones es muy útil para dar visibilidad a nuestra marca personal si participamos de la actividad comentando sobre ella y usando su hashtag oficial.
Estas son varias acciones que podemos encontrar para integrar el networking pero seguro que se os ocurren muchas más ¿verdad? Esperamos que estos pequeños consejos os ayuden en la integración del networking en vuestros eventos y a saber moveros dentro de ellos ¡Déjanos un comentario y dinos algún consejo que uses tu o a que acción de networking diferente has asistido!
A la hora de crear un evento tiene mucha importancia tanto el evento en si como la repercusión que éste tiene en las redes sociales. Se trata de que no solo las personas que han asistido al evento sean las que lo disfruten sino que la gente que no ha podido asistir disfrute del mismo y participe . Gracias a las redes sociales llegaremos a un número mucho más amplio de personas, logrando que posibles clientes vean las acciones que estamos realizando a tiempo real y acabe convirtiéndose en compañero de aventuras. Desde la Agencia Queens os dejamos una lista de consejos para conseguir una mayor visibilidad para vuestros eventos.
Comenzamos con diferentes acciones previas al evento
1 invitaciones originales al evento
Hay que llamar la atención desde el principio. ¿Cuántos email recibimos al cabo del día?, ¿Cuántos abrimos?. Para nuestro evento vamos a ser originales y creativos para realizar invitaciones especiales que lleguen a los invitados. Actualmente son muy efectivas las video-invitaciones, podemos realizar vídeos para subir a Youtube en los que con unas infografías explicar qué es lo que vamos a hacer y todos los detalles que queramos. Otra de las opciones es hacer un vídeo con personas de nuestra empresa, logrando así humanizar nuestra marca y la del cluente y que los asistentes sientan esta invitación de una forma más personal.
Una vez que ya sabemos cuándo y dónde se va a realizar el evento, podemos ir creando en Facebook una cuenta atrás con diferentes post sobre lo que vamos creando . Se trata de generar expectativa sobre todo lo que va a suceder en nuestra acción. Editaremos post en los que hagamos participar a los usuarios con tipo preguntas sobre ¿quién te gustaría que fuese el ponente de nuestra acción?, post con fotos cortadas sobre algo que vayamos a mostrar en el evento y preguntar qué creen que es lo que vamos a mostrar etc. Vamos dando pequeñas pinceladas sobre lo que estamos preparando poco a poco, haciendo que el posible asistente esté atento sobre lo que vamos anunciando.
fuente: denia.com
3 Día a día en el blog
En el blog de nuestra empresa, o en uno creado exclusivamente para el evento, vamos a ir actualizando sobre todo lo que acontece en la preparación. Este contenido nos va a servir para actualizar otras redes y traer tráfico a la web principal.
4. Crear concursos en diferentes redes
Podemos usar las diferentes redes para crear concursos en los que regalaremos invitaciones al evento, descuentos en entradas, productos de merchandising que vayamos a entregar etc. Podemos usar Instagram para que suban fotos relacionadas con el tema del evento, la marca que estemos promocionando etc y usar un hashtag específico y después premiar al ganador. Con esto conseguiremos que tanto las personas que suban la foto como aquellas que le den me gusta o compartan hagan visible la acción que estamos preparando.
fuente: marketingneando
5 Contactar con influencers de nuestro tema
Sabemos que lo más funciona actualmente es el márketing de referencia. Por mucho que una empresa nos diga lo bueno que es su producto no nos vamos a fiar tanto como si una persona que lo ha probado ya nos lo recomiende. Tenemos que contactar con personas influyentes dentro de nuestro sector para que nos recomiende a todos sus usuarios. Actualmente existen diferentes plataformas para poner en contacto a los referentes con las empresas, un ejemplo es Influencity
fuente: writtent.com
Acciones a realizar durante el evento
6 WIFI en tu evento
Tenemos que facilitar que los asistentes al evento puedan subir fotos, vídeos o cualquier tipo de contenido sobre la acción que estamos realizando a sus redes sociales. Es importante contar con WiFi gratuito para los invitados y de calidad para que no haya problemas a la hora de subir a internet los contenidos.
fuente: air-fi
7 Escoger un hashtag único para todo el evento
Tenemos que crear una etiqueta que sea fácil de recordar, relacionada con el evento y que no sea muy larga para que no nos reste muchos caractéres en Twitter. Durante el evento los asistentes irán contando lo que va pasando usando esa etiqueta, subiendo fotos y vídeos sobre los mejores momentos del evento y compartiéndolos en sus redes. Dependiendo del caracter del evento podemos colocar pantallas en las que se realice un seguimiento del hashtag oficial y ver lo que se está publicando sobre nuestro evento.
8 Streaming de tu evento
La retransmisión en directo de tu evento da la posibilidad de que aquellas personas que no hayan podido acceder a tu acción puedan ver y participar de ella. Empresas como Agora News se dedican a la retransmisión de eventos de una forma profesional dando una cobertura total de la acción.
9 Comparte todos los momentos del evento
Tenemos que mostrar a la gente las ponencias, presentaciones de producto o el fin para el que se ha creado el momento, pero también hay que publicar los momentos mas distendidos. Es bueno subir imágenes de los profesionales durante los descansos en el momento del networking que va a dar también una imagen más desenfadada de la acción. Se trata de compartir desde la recepción de los invitados hasta la despedida.
Acciones a realizar después del evento
10 Publica resúmenes de los tweets del evento
Haremos una recopilación de los tweets escritos sobre nuestro evento y publicaremos los más originales, los que mejor hablen de nosotros y puedan proyectar la imagen que nosotros deseamos. Tenemos herramientas como Storify que nos agrupan todos los tweets que van acompañados del hashtag que hemos creado.
11 Agradecer la asistencia al evento
Mencionaremos a los asistentes de nuestro evento y les daremos las gracias por asistir y por haber participado en el evento. Mencionaremos a los proveedores, ponentes y trabajadores del evento y les agradeceremos la labor realizada para que todo saliese a la perfección.
Hasta aquí nuestros consejos para dar mayor visibilidad a vuestros eventos. ¿Qué os parecen?, ¿Que más acciones añadiríais vosotros?
Se acerca el buen tiempo y a todos nos apetece disfrutar de las oportunidades que nos brinda Madrid en esta época del año. Siempre que se nos plantea realizar un evento, en la Agencia Queens el fin último es que los invitados disfruten al máximo de todo lo que les hemos preparado. Es por esto que desde la agencia proponemos a los clientes diferentes espacios al aire libre para que a la vez que disfrutan del evento puedes deleitarse con las vistas de un Madrid desde las alturas.
Son muchas las terrazas que nos podemos encontrar en Madrid y desde Queens os mostramos 5 de ellas que nos han encantado
En uno de los edificios más representativos de la Gran Vía nos encontramos el Hotel Vincci Capitol. Con una simple vista a sus característicos luminosos vamos a reconocer el lugar del que estamos hablando pero lo que no muchos sabemos es la posibilidad de poder realizar un evento en un sitio tan emblemático de Madrid. La decoración de este hotel nos traslada al mundo del cine y de los teatros y es en su terraza la que nos ofrece una vista panorámica de la Gran Vía. Un entorno perfecto para realizar eventos exclusivos de no más de 100 personas.
Situada en plena Gran Vía de Madrid nos encontramos esta terraza que pertenece al hotel Emperador, un lujo en pleno centro de la ciudad. Cuenta con una superficie de 400 m y una capacidad para 250 invitados. Desde esta terraza se pueden observar las vistas de edificios tan emblemáticos de la capital como el Palacio Real pero lo que más sorprende es la vista de toda la Gran Vía hasta la Plaza de Callao. La terraza cuenta con una amplia piscina, zona de hamacas y chillout y un restaurante en el que se puede almorzar. Esta terraza sólo está abierta desde mayo a septiembre así que merece la pena acercarse en estos meses a verla y disfrutar de sus instalaciones
En pleno centro de Madrid nos encontramos con el Hotel Urban, que cuenta con una impresionante terraza que nos permite observar el centro de Madrid desde un punto de vista diferente al que estamos acostumbrados. La terraza tiene una capacidad de 180 personas y es adaptable a diferentes eventos. La terraza sigue la estética del hotel, una cuidada decoración inspirada en el art decó que dará a tu evento un toque moderno y vanguardista. La terraza cuenta con una piscina que enmarcada con una zona de chill out en la que los asistentes encontrarán una zona para poder descansar y disfrutar de una charla en total intimidad.
Situado en el entorno del Madrid Río nos encontramos este moderno restaurante desde el cual podemos disfrutar de unas impresionantes vistas del Palacio de Oriente y la Catedral de la Almudena. En su terraza podemos realizar ruedas de prensa, presentaciones de producto, fiestas privadas etc. La carta del restaurante está en manos del chef Gullermo Carrión y ofrece desde raciones de boquerrones, rabas etc y una amplia selección de carnes y pescados.
La terraza abre desde las 11 de la mañana hasta las 2 de la madrugada y tiene una capacidad de 80 comensales.
Se describen como un oasis en pleno centro de Madrid, y la verdad que no es para menos. Se trata de una terraza con vistas de 360º al madrileño barrio de Chueca. Su decoración fue creada por Tomás Alías y se forma por un espacio en dos alturas con tumbonas, suelo de cerámica y una barra iluminada. Este espacio no está está concebido para albergar a muchos invitados con el fin de conservar el punto chill out con el que fue creado. Es excelente para eventos de pocos comensales en los que se busca la tranquilidad y el relax. Esta terraza tiene un punto muy a favor y es que no cierra durante el invierno ya que se cubre y se acondiciona con estufas y calefactores para que aún contando con bajas temperaturas en Madrid no perdamos la oportunidad de disfrutar de las vistas de Madrid desde el cielo.
Hasta aquí nuestra primera selección de terrazas impresionantes de Madrid, ¿ habéis realizado o asistido a algún evento en estas terrazas?, ¿ echas alguna de menos que consideres increíble?
Si sois apasionados de las terrazas de Madrid os recomiendo que visitéis el blog de Terraceando dónde vais a encontrar terrazas singulares para poder disfrutar.
