Está claro y demostrado que un evento se puede y se debe medir. Pero antes hay que fijar una serie de pautas a seguir para poder determinar qué queremos conseguir con el ROI. Aquí responderemos a las preguntas básicas que toda empresa que realice eventos debería plantearse.
¿Qué es el ROI?
Estas siglas en inglés significan “Return on investment”, lo que viene a decir, Retorno sobre la inversión. Es decir, ¿qué ganamos realizando un evento?
Los eventos no siempre son acciones WIN-WIN. Antes de realizar un evento se tienen que tener en cuenta una serie de parámetros, pero sobre todo, se tienen que fijar una serie de objetivos. Ahí es cuando un ROI estará bien enfocado y sabremos lo que hemos conseguido al realizar nuestro evento.
¿Para qué lo medimos?
Para saber si un evento ha sido rentable o no.
¿Qué tipo de evaluación debemos hacer?
Una evaluación rigurosa y a largo plazo. Donde existan variables de todo tipo pero siempre y cuando se ajusten a nuestros objetivos de realización del evento.
¿Qué hay que hacer antes de realizar la evaluación?
Establecer una definición clara y precisa de los objetivos que pretendemos alcanzar con la realización del evento. Habrá que detallar los parámetros que se van a evaluar, si serán cuantitativos* (dinero) o cualitativos (satisfacción del cliente o aprendizaje a través de encuestas, gaming…).
Nota: *No se puede cuantificar el ROI en todos los eventos ya que, al ser un proceso largo que necesita tiempo y recursos, sólo será aplicable a eventos que:
-Estén diseñados para agregar valor.
-Estén alineados con las estrategias.
-Conlleven un alto presupuesto de inversión.
-Tengan un alto nivel de audiencia.
-Respondan a los intereses de los órganos de decisión de la compañía cliente.
(Eventioz7)
¿Cómo medimos monetariamente el ROI?
Ingresos obtenidos por la inversión – coste total de la inversión / coste total de la inversión x 100.
O lo que es lo mismo, beneficio obtenido en el área concreta (ingresos – costes),dividido entre los costes y multiplicado por 100. ( Bº/CT x 100)
¿Los eventos son una herramienta aislada de comunicación?
No, los eventos se utilizan combinados con otras acciones como medios de comunicación tradicionales o medios 2.0 (redes sociales, webs…).
¿Qué hay que valorar de nuestro impacto en las redes sociales?
No hay que fijarse solo en el número de seguidores y los “me gusta” de nuestras publicaciones, también hay que rastrear la difusión de comentarios y contenidos compartidos para ver la repercusión general de nuestra acción.
Millennials, también conocidos como generación “Y”, son aquellos jóvenes nacidos entre 1981 y 1995 que disfrutaron en su infancia de una gran prosperidad económica la cual ha definido sus expectativas y modo de vida respecto a todo lo que les rodea (gustos, aficiones, desarrollo laboral…).
Se dice que esta generación es la responsable de los cambios del consumidor final del siglo XXI, ya que son personas más comprometidas socialmente, más incrédulas y muestran un total desinterés por las campañas publicitarias tradicionales. Los Millennials prefieren consumir tomando como referencia la opinión de otros usuarios que tengan sus mismos gustos y necesitan sentirse en control total de la experiencia de compra.
Esta generación ha nacido literalmente con la tecnología entre sus manos, Internet, redes sociales, móviles,… son sus herramientas naturales y éstas les ayudan bastante a desarrollar distintos puntos de vista, ya que cuentan con un mayor acceso a la información y al aprendizaje. Un 89% de estos Millennials considera que “es importante aprender constantemente en el trabajo” según señala la página web Mediapost.
“Los Millenials son más propensos a aceptar responsabilidades mucho más pronto que las personas mayores que ellos, no tienen miedo de tomar retos aunque tengan metas un poco ambiguas, son conscientes y muy inteligentes en cómo conocer lo que se quiere en el mercado y saben trabajar muy bien en equipo. En este entorno económico riesgoso, la energía, la inteligencia, su amplio conocimiento y saber hacer con la tecnología, los jóvenes de la generación Y serán esenciales para todas las organizaciones de alto rendimiento” Señaló Delloite ya en el 2009.
No solo por esto nos interesan los Millenials en nuestras empresas, si no porque según la oficina de Estadísticas Laborales citada por The Wall Street journal, solamente en EEUU está generación representará el 40% de la fuerza de trabajo en el país y el 75% para el 2025, ¡así que más nos vale rodearnos de buenos Millenials!¡Son el futuro!
Esta semana en Queens hemos tenido el reto de organizar el evento internacional más esperado del año para una de las mayores empresas multinacionales de tecnología sanitaria, BD (Becton, Dickinson and Company) que centra sus esfuerzos en mejorar la administración de medicamentos, en optimizar el diagnóstico de las enfermedades infecciosas y del cáncer, así como en avanzar en el descubrimiento de nuevos fármacos (Fuente http://bd.com).
El evento ha supuesto todo un desafío en cuanto al espacio, tanto a nivel técnico como organizativo. Con un escenario de más de 22 metros ,una altura máxima de 2,85 metros, con 3 pantallas en retro-proyección y dos proyecciones en mapping de 3D, la cosa se ponía complicada,pero una vez más, ¡¡lo hemos conseguido y este es el resultado!!
El evento se desarrolló en el emblemático NH Collection Eurobuilding y albergó a más de 254 personas durante sus 3 días de jornadas internacionales. Contó con la presencia además de grandes gurús del marketing y motivational speakers como el renombrado Jim Lawless, quien ha inspirado con sus charlas a más de medio millón de personas alrededor del mundo.
Aquí os dejamos un resumen dell evento: https://www.youtube.com/watch?v=UBO9bAc6nQM
Por cuarto año consecutivo, nuestra agencia ha tenido el honor de organizar el pasado Jueves 21 la cena de gala de Sixt Fitur 2016.
La cena tuvo lugar en el emplazamiento mágico del palacio Neptuno, donde nos encargamos de dotar de personalidad corporativa todo el espacio. Además de la propuesta visual, el matiz especial de la gala lo proporcionó una banda en vivo de música jazz, la cual se encargó de amenizar todo el evento. Dentro de los más de 115 asistentes a la cena, acudieron clientes y asociados de Sixt, entre ellos, el mayor representante de la compañía Don Estanislao de Mata Pérez.
Ya está, ya lo habéis conseguido y todo ha salido perfecto. ¡Enhorabuena por el trabajo realizado!. Después de horas y horas de preparación, de los nervios del estrés del día del evento, todo ha salido según lo previsto y ya ha acabado todo…¿seguro?
Muchas veces olvidamos la importancia de medir los resultados de nuestra acción, olvidando que son esos resultados los que van a hacer que un evento sea en mayor o menor medida un éxito, la experiencia del cliente que va a hacer que nos vuelva a contratar o no y que nos puedan recomendar para futuros trabajos.
Os dejamos una serie de consejos para cerrar de forma definitiva vuestro evento y gracias a estas acciones poder medir resultados y realizar mejoras para las próximas ediciones.
Antes de empezar con los consejos tenemos que decir que hay que ponerse a realizar estas acciones nada más acabar el evento, no podemos dejar pasar el tiempo ya que muchas veces si lo dejamos pasar los asistentes del evento pueden ir olvidando su experiencia y si nos vamos a acercar a ellos para preguntarles sobre su percepción es mejor hacerlo cuanto aún tienen fresco el recuerdo de nosotros.
1. Comunicar lo que hemos hecho.
Como ya comentamos en nuestro post sobre la visibilidad del evento, tenemos que comunicar en nuestras redes y en las de los patrocinadores y clientes la acción realizada. Comentaremos todo lo que ha acontecido en el evento, los asistentes, etc todo
de una forma detallada acompañado de vídeos, fotos, material audiovisual que nos sirva como promoción. En este caso no tendremos aún un vídeo editado sobre el evento pero si pequeñas piezas que podemos ir colgando a modo teaser para que después puedan ver en nuestra web el trabajo completo. Haremos un rastreo del hashtag oficial del evento para saber quién y qué se ha comentado mientras estábamos trabajando.
Nos pondremos en contacto con diferentes medios de comunicación para enviarles la información sobre nuestro evento y conseguir que publiquen algo sobre nosotros y conseguir así un mayor impacto.
2. Agradecer la presencia a los invitados
Los asistentes al evento son los auténticos protagonistas. Podemos comenzar con un tweet de agradecimiento y después pasar a una carta formal en la que les daremos las gracias por haber asistido y participado en nuestro evento. Lo bueno sería crear notas personales para las diferentes personas que han puesto su grano de arena para que todo haya salido perfecto aunque si no se dispone de tiempo suficiente también es válido una carta estandar de agradecimiento aunque, insistimos, es mejor que todo sea más personalizado.
3. Encuestas a los asistentes
Enviaremos encuestas a los asistentes de nuestro evento para medir el nivel de satisfacción con nuestra acción. Con estas encuentras sabremos qué es lo que ha funcionado mejor y lo que no durante el evento y así poder cambiarlo y mejorarlo para futuras ediciones. Preguntaremos también a proveedores, clientes etc para sacar cuanta más información posible y poder reforzar las debilidades que descubramos gracias a sus respuestas. Se trata de saber la opinión de todos los que han formado parte de la acción y crear feedback. Nosotros también podemos decirle a nuestros colaboradores qué nos ha gustado más y que menos acerca nuestra colaboración y así ellos también pueden mejorar en un futuro. Con estas encuestas salimos todos ganando. Podemos enviarles las encuentras vía mail y que ellos nos respondan o también podemos usar herramientas como Doodle que nos permiten crear encuentas online que son fáciles y rápidas de rellenar y enviar.
4. Recopilar datos de los asistentes
Todas las personas que han formado parte del evento habrán tenido que rellenar una hoja de inscripción, invitación etc para poder participar en la acción. Estos datos los guardaremos y los incluiremos en nuestra base de datos para que en un futuro reciban las novedades de nuestra agencia, eventos o lo que queramos comunicar mediante newsletters que crearemos en un futuro. Sería bueno crear un resumen del evento al que acaban de existir y enviárselo como recordatorio.
5 Finalizar las cuentas
Sabemos que de la cantidad presupuestada en un comienzo y la cantidad que se invierte al final en un evento hay algún incremento. Seguro que durante la realización del evento han surgido gastos inesperados que hemos ido subsanando poco a poco. En este momento debemos recopilar todos esos pequeños gastos y sumarlos al presupuesto inicial para dar por cerradas las cuentas y que todo cuadre para mostrar el presupuesto total al cliente.
6 Realizar informes
En estos informes plasmaremos una información exhaustiva sobre el evento desde el número de asistentes, sus profesiones, sexo, edad etc..El número de acciones realizadas: presentaciones, charlas, quienes son los ponentes y de qué han hablado…Recopilar los patrocinadores, qué han aportado ellos, precio de sus servicios. Evaluaciones de los participantes… en este apartado incluimos todo lo que se puede medir. Es importante después de recabar toda esta información que lo guardemos para poder revisarlo en los próximos eventos y poder mejorar cosas, volver a contactar con los proveedores o todo lo que nos haya funcionado y descartar lo que no haya sido satisfactorio plenamente.
Una vez realizado estos pasos ya podemos dar por finalizado nuestro evento, lo único que nos queda es aprender de todo lo realizado y mejorar para el próximo, ¡todo es un aprendizaje!
Esperamos que os sea útil este post y si es así os damos las gracias por compartirlo. Y vosotros , ¿Añadiríais algún paso más a esta lista?.
Cuando realizamos un evento, sea del tipo que sea, no nos podemos olvidar que es un buen momento para dar rienda suelta al relaciones públicas que llevamos dentro y hacer de nosotros mismos una plataforma personal de venta. Tenemos que aprender a hablar bien de nosotros mismos, reconocer nuestras fortalezas y saber trasmitirlas en los momentos en los que estamos rodeados de gente de nuestro sector.
El netwoking se define como el momento en el que trabajamos nuestras redes de contacto. Es el momento en el que damos a conocer nuestra empresa ( o a nosotros mismos si trabajamos como autónomos), los productos que tenemos y trabajamos, conocer a nuestros clientes en persona, acceder a gente influyente dentro del sector a las que es difícil acceder etc. Si jugamos bien nuestras cartas y aplicamos un buen networking podremos incrementar nuestro volumen de trabajo y de reconocimiento dentro del sector. Es en este momento cuando interactuamos con nuestros clientes potenciales o con posible personas con las que en un futuro podemos llegar a trabajar o a colaborar.
En definitiva el fin del networking es vender, pero dejamos atrás ya las técnicas agresivas en las que abordábamos al cliente de una forma brusca para venderle nuestro producto, la conocida puerta fría. Esta más que demostrado que estas técnicas acaban generando un rechazo no solo al producto que estábamos promocionando sino a la marca o empresa que se esconde detrás del producto, desembocando en una pérdida de confianza y credibilidad hacia el cliente.
Preparación para un buen networking
Antes de asistir a un evento tenemos que prepararnos como si fuésemos a un examen teniendo en cuenta que parte de nuestro éxito depende de la “nota” que nos pongan los asistentes que nos vamos a encontrar.
En primer lugar y aunque suene un poco antiguo, tenemos que preparnos unas buenas tarjetas de visita, modernas, que huyan de letras historiadas etc. Actualmente encontramos muchas empresas por internet con buenos precios para realizar los diseños y la impresión de las tarjetas, aunque si uno es apañado se las puede diseñar el mismo y poder plasmar la imagen de su empresa en las tarjetas de una forma más personal. Estas tarjetas no las entregaremos al presentarnos si no que según vaya fluyendo la conversación encontraremos el momento adecuado para darlas.
Debemos prepararnos la frase o el discurso con el que nos vamos a presentar a los asistentes. No nos vale con decir nuestro nombre y para quién trabajamos, hay que ser más creativos porque desde el minuto 1 estamos vendiéndonos. Nuestro objetivo es convencer a las personas que asisten de que estamos al día de los temas del evento y somos profesionales dentro de ese campo.
Otro paso es investigar sobre el evento y aquellas personas que van a participar. De esta forma sabremos quienes van a asistir al evento y a quienes nos queremos acercar a saludar. Se trata de programar y filtrar los contactos para poder centrarnos en aquellos que más nos interesen.
Tenemos que pensar la estrategia que vamos a usar una vez estemos en el evento, ver a quien nos acercamos primero, cómo abordar la situación y dejar huella en todos los asistentes que nos interesen. Tenemos que ser nosotros mismos pero respetando varios puntos:
1. No debemos tratar a los asistentes como si fuesen amigos de toda la vida, está bien que se vea un poco de cercanía hacia ellos pero no debemos actuar como si les conociésemos de toda la vida. No hay que olvidar que son personas influyentes que están acostumbradas al trato con personas pero conservando un poco de distancia siempre.
2. Saber gestionar el tiempo. No vamos a ser los únicos asistentes con intereses hacia algún ponente o visitante en concreto con lo que tenemos que ser concisos y no intentar acaparar la atención de una persona en concreto durante el evento. Seguro que otras personas también quieren hablar con esa persona y debemos dejar a cada uno su oportunidad.
3. Llevar siempre los deberes hechos. Si abordamos a alguien debemos saber exactamente qué hace o a qué se dedica o en qué área es experto. Está claro que siempre pueden surgir conversaciones espontáneas y muchas veces son muy fructíferas pero si nos acercamos a iniciar una conversación con un “pez gordo” no queda bien que simplemente “te suene” lo que hace.
Diferentes acciones de Networking
El networking se ha extendido más allá del típico café entre ponencias, claro que esta modalidad sigue existiendo y es efectiva pero no podemos limitarnos a ofrecer esto si queremos que nuestro evento sea recordado y tenga relevancia. Dentro de esta modalidad podemos encontrar acciones en desayunos especiales o los ahora conocidos como afterwork. Por una parte en los desayunos podemos sorprender a los asistentes con desayunos de gourmet pero también con acciones de información dentro del desayuno en sí. Un buen ejemplo de esta acción la podemos ver en los Desayunos de la Agencia Territorio Creativo. que todos los viernes organizan desayunos con ponencias de expertos de su sector.
Actualmente se está poniendo muy de moda el afterwork , eventos organizados después del trabajo en el que realizamos networking de una forma más distendida sin pensar en que tenemos que volver corriendo al trabajo en poco tiempo. Podemos seleccionar un lugar cerca de la oficina para que el traslado no sea muy largo o algún sitio singular cerca de las instalaciones.
Otra buena forma de realizar esta acción es combinarla con el deporte. Podemos organizar competiciones o torneos en grupos o parejas para fomentar el trabajo en equipo y afianzar relaciones. Se suelen organizar torneos de golf, padel u otras actividades que estén relacionadas con la actividad física como rutas o senderismo.
Networking de escapada. Depende mucho del presupuesto que tengamos pero ofrecer un viaje express a un nutrido grupo de personas influyentes de tu sector puede ser un buen momento para realizar conexiones profesionales entre los asistentes y una buena forma de promocionar tu empresa.
Otra opción que nos encontramos lo podemos denominar como netwotking gastronómico, seguro que más de una vez nos hemos encontrado hashtags en nuestro timeline de Twitter del tipo #tweetsandwine, #eatsandtweets, #tweetsandbeers y mucho más. Es una forma de reunir expertos de un sector en torno a un tema de gastronomía donde de una forma más distendida, comiendo y bebiendo, podemos reforzar nuestras relaciones sociales y nuestras agendas. Este tipo de acciones es muy útil para dar visibilidad a nuestra marca personal si participamos de la actividad comentando sobre ella y usando su hashtag oficial.
Estas son varias acciones que podemos encontrar para integrar el networking pero seguro que se os ocurren muchas más ¿verdad? Esperamos que estos pequeños consejos os ayuden en la integración del networking en vuestros eventos y a saber moveros dentro de ellos ¡Déjanos un comentario y dinos algún consejo que uses tu o a que acción de networking diferente has asistido!
