La nueva gamificación en eventos

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No estamos descubriendo América. Hace ya tiempo que las actividades y dinámicas de juego se implantaron en eventos, pero ahora estas gamificaciones pueden estar incluidas en tu App de evento gracias a la tecnología digital. 

Y bien, ¿Qué incentivamos con la gamificación?

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1. Networking – Podemos hacer que nuestros invitados al evento interactúen entre sí o sepan quién acudirá al evento. En este apartado de tu App puedes incluso personalizar una mini biografía de cada persona en concreto ya sea MOC, ponente o simplemente asistente para que la gente se conozca más entre sí e incluso puedan tener distintos temas de conversación con los que poder relacionarse.

2. Información- Que todo el mundo se mantenga informado de todo lo que va ocurriendo en el evento es importante. Si la gente está informada tendrá un sentimiento de pertenencia al evento y fomentará la capacidad para estar más atento de lo que está por llegar. Además, les ayudará a resolver dudas sin tener que acudir directamente al personal de organización.

3. Team building – ¿Qué mejor que crear una competición para que tus invitados desarrollen mejor sus capacidades grupales?

4. Formación – Todas las acciones de gaming deberán ir relacionadas con lo que queremos comunicar en nuestro evento. Con la gamificación además se podrá fomentar el aprendizaje de nuevos procesos o el conocimiento y manejo de nuevos productos. Además, el goal de organizar un evento es la transmisión de un mensaje. Gracias al gaming ese mensaje permanecerá en la memoria por más tiempo y proporcionará un aprendizaje social, personal y laboral

5. Engagement -  Si tus invitados pueden ver en la App un ranking con las mejores puntuaciones de tu gaming les ayudará a ser más eficientes, y por lo tanto se involucrarán más en el evento.

6. Realzar los valores del evento – Al ser una propuesta más visual, ayudará a que tus invitados fijen en la memoria mucho mejor todos los acontecimientos que se desarrollen en tu evento.

La metodología Roi. El retorno de nuestro evento

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1x1.trans La metodología Roi. El retorno de nuestro evento

Está claro y demostrado que un evento se puede y se debe medir. Pero antes hay que fijar una serie de pautas a seguir para poder determinar qué queremos conseguir con el ROI. Aquí responderemos a las preguntas básicas que toda empresa que realice eventos debería plantearse.

¿Qué es el ROI?

Estas siglas en inglés significan “Return on investment”, lo que viene a decir, Retorno sobre la inversión. Es decir, ¿qué ganamos realizando un evento?

Los eventos no siempre son acciones WIN-WIN. Antes de realizar un evento se tienen que tener en cuenta una serie de parámetros, pero sobre todo, se tienen que fijar una serie de objetivos. Ahí es cuando un ROI estará bien enfocado y sabremos lo que hemos conseguido al realizar nuestro evento.

¿Para qué lo medimos?

 Para saber si un evento ha sido rentable o no.

¿Qué tipo de evaluación debemos hacer?

 Una evaluación rigurosa y a largo plazo. Donde existan variables de todo tipo pero siempre y cuando se ajusten a nuestros objetivos de realización del evento.

 ¿Qué hay que hacer antes de realizar la evaluación?

 Establecer una definición clara y precisa de los objetivos que pretendemos alcanzar con la realización del evento. Habrá que detallar los parámetros que se van a evaluar, si serán cuantitativos* (dinero) o cualitativos (satisfacción del cliente o aprendizaje a través de encuestas, gaming…).

 Nota: *No se puede cuantificar el ROI en todos los eventos ya que, al ser un proceso largo que necesita tiempo y recursos, sólo será aplicable a eventos que:

 -Estén diseñados para agregar valor.

-Estén alineados con las estrategias.

-Conlleven un alto presupuesto de inversión.

-Tengan un alto nivel de audiencia.

-Respondan a los intereses de los órganos de decisión de la compañía cliente.

(Eventioz7)

¿Cómo medimos monetariamente el ROI?

 Ingresos obtenidos por la inversión – coste total de la inversión / coste total de la inversión x 100.

 O lo que es lo mismo, beneficio obtenido en el área concreta (ingresos – costes),dividido entre los costes y multiplicado por 100. ( Bº/CT x 100)

¿Los eventos son una herramienta aislada de comunicación?

 No, los eventos se utilizan combinados con otras acciones como medios de comunicación tradicionales o medios 2.0 (redes sociales, webs…).

¿Qué hay que valorar de nuestro impacto en las redes sociales?

No hay que fijarse solo en el número de seguidores y los “me gusta” de nuestras publicaciones, también hay que rastrear la difusión de comentarios y contenidos compartidos para ver la repercusión general de nuestra acción.

At Queens we connect with Millennials

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Millennials, también conocidos como generación “Y”, son aquellos jóvenes nacidos entre 1981 y 1995 que disfrutaron en su infancia de una gran prosperidad económica la cual ha definido sus expectativas  y modo de vida respecto a todo lo que les rodea (gustos, aficiones, desarrollo laboral…).

Se dice que esta generación es la responsable de los cambios del consumidor final del siglo XXI, ya que son personas más comprometidas socialmente, más incrédulas y muestran un total desinterés por las campañas publicitarias tradicionales. Los Millennials prefieren consumir tomando como referencia la opinión de otros usuarios que tengan sus mismos gustos y necesitan sentirse en control total de la experiencia de compra.

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Esta generación ha nacido literalmente con la tecnología entre sus manos, Internet, redes sociales, móviles,… son sus herramientas naturales y éstas les ayudan bastante a desarrollar distintos puntos de vista, ya que cuentan con un mayor acceso a la información y al aprendizaje. Un 89% de estos Millennials considera que “es importante aprender constantemente en el trabajo” según señala la página web Mediapost.

“Los Millenials son más propensos a aceptar responsabilidades mucho más pronto que las personas mayores que ellos, no tienen miedo de tomar retos aunque tengan metas un poco ambiguas, son conscientes y muy inteligentes en cómo conocer lo que se quiere en el mercado y saben trabajar muy bien en equipo. En este entorno económico riesgoso, la energía, la inteligencia, su amplio conocimiento y saber hacer con la tecnología, los jóvenes de la generación Y serán esenciales para todas las organizaciones de alto rendimiento” Señaló Delloite ya en el 2009.

No solo por esto nos interesan los Millenials en nuestras empresas, si no porque según la oficina de Estadísticas Laborales citada por The Wall Street journal, solamente en EEUU está generación representará el 40% de la fuerza de trabajo en el país y el 75% para el 2025, ¡así que más nos vale rodearnos de buenos Millenials!¡Son el futuro!

BD RV 2016 INTERNACIONAL, MAKE IT REAL

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¡¡Seguimos con más eventos!!

Esta semana en Queens hemos tenido el reto de organizar el evento internacional más esperado del año para una de las mayores empresas multinacionales de tecnología sanitaria, BD (Becton, Dickinson and Company) que centra sus esfuerzos en mejorar la administración de medicamentos, en optimizar el diagnóstico de las enfermedades infecciosas y del cáncer, así como en avanzar en el descubrimiento de nuevos fármacos (Fuente http://bd.com).

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El evento ha supuesto todo un desafío en cuanto al espacio, tanto a nivel técnico como organizativo. Con un escenario de más de 22 metros ,una altura máxima de 2,85 metros, con 3 pantallas en retro-proyección y dos proyecciones en mapping de 3D, la cosa se ponía complicada,pero una vez más, ¡¡lo hemos conseguido y este es el resultado!!

1x1.trans BD RV 2016 INTERNACIONAL, MAKE IT REAL

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El evento se desarrolló en el emblemático NH Collection Eurobuilding y albergó a más de 254 personas durante sus 3 días de jornadas internacionales. Contó con la presencia además de grandes gurús del marketing y motivational speakers como el renombrado Jim Lawless, quien ha inspirado con sus charlas a más de medio millón de personas alrededor del mundo.

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 Aquí os dejamos un resumen dell evento: https://www.youtube.com/watch?v=UBO9bAc6nQM

QUEENS DE NUEVO JUNTO A SIXT

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1x1.trans QUEENS DE NUEVO JUNTO A SIXT

Por cuarto año consecutivo, nuestra agencia ha tenido el honor de organizar el pasado Jueves 21 la cena de gala de Sixt Fitur 2016.

La cena tuvo lugar en el emplazamiento mágico del palacio Neptuno, donde nos encargamos de dotar de personalidad corporativa todo el espacio. Además de la propuesta visual, el matiz especial de la gala lo proporcionó una banda en vivo de música jazz, la cual se encargó de amenizar todo el evento.   Dentro de los más de 115 asistentes a la cena, acudieron clientes y asociados de Sixt, entre ellos, el mayor representante de la compañía Don Estanislao de Mata Pérez.

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Qué hacer después de un evento: pautas para poner el broche final

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Ya está, ya lo habéis conseguido y todo ha salido perfecto. ¡Enhorabuena por el trabajo realizado!. Después de horas y horas de preparación, de los nervios del estrés del día del evento, todo ha salido según lo previsto y ya ha acabado todo…¿seguro?

Muchas veces olvidamos la importancia de medir los resultados de nuestra acción, olvidando que son esos resultados los que van a hacer que un evento sea en mayor o menor medida un éxito, la experiencia del cliente que va a hacer que nos vuelva a contratar o no y que nos puedan recomendar para futuros trabajos.

Os dejamos una serie de consejos para cerrar de forma definitiva vuestro evento y gracias a estas acciones poder medir resultados y realizar mejoras para las próximas ediciones.

Antes de empezar con los consejos tenemos que decir que hay que ponerse a realizar estas acciones nada más acabar el evento, no podemos dejar pasar el tiempo ya que muchas veces si lo dejamos pasar los asistentes del evento pueden ir olvidando su experiencia y si nos vamos a acercar a ellos para preguntarles sobre su percepción es mejor hacerlo cuanto aún tienen fresco el recuerdo de nosotros.

1. Comunicar lo que hemos hecho.

Como ya comentamos en nuestro post sobre la visibilidad del evento, tenemos que comunicar en nuestras redes y en las de los patrocinadores y clientes la acción realizada. Comentaremos todo lo que ha acontecido en el evento, los asistentes, etc todo

de una forma detallada acompañado de vídeos, fotos, material audiovisual que nos sirva como promoción. En este caso no tendremos aún un vídeo editado sobre el evento pero si pequeñas piezas que podemos ir colgando a modo teaser para que después puedan ver en nuestra web el trabajo completo.  Haremos un rastreo del hashtag oficial del evento para saber quién y qué se ha comentado mientras estábamos trabajando.

Nos pondremos en contacto con diferentes medios de comunicación para enviarles la información sobre nuestro evento y conseguir que publiquen algo sobre nosotros y conseguir así un mayor impacto.

 

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2. Agradecer la presencia a los invitados

Los asistentes al evento son los auténticos protagonistas. Podemos comenzar con  un tweet de agradecimiento y después pasar a una carta formal en la que les daremos las gracias por haber asistido y participado en nuestro evento. Lo bueno sería crear notas personales para las diferentes personas que han puesto su grano de arena para que todo haya salido perfecto aunque si no se dispone de tiempo suficiente también es válido una carta estandar de agradecimiento aunque, insistimos, es mejor que todo sea más personalizado.

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3. Encuestas a los asistentes

Enviaremos encuestas a los asistentes de nuestro evento para medir el nivel de satisfacción con nuestra acción. Con estas encuentras sabremos qué es lo que ha funcionado mejor y lo que no durante el evento y así poder cambiarlo y mejorarlo para futuras ediciones. Preguntaremos también a proveedores,  clientes etc para sacar cuanta más información posible y poder reforzar las debilidades que descubramos gracias a sus respuestas. Se trata de saber la opinión de todos los que han formado parte de la acción y crear feedback. Nosotros también podemos decirle a nuestros colaboradores qué nos ha gustado más y que menos acerca nuestra colaboración y así ellos también pueden mejorar en un futuro. Con estas encuestas salimos todos ganando. Podemos enviarles las encuentras vía mail y que ellos nos respondan o también podemos usar herramientas como Doodle que nos permiten crear encuentas online que son fáciles y rápidas de rellenar y enviar.

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4. Recopilar datos de los asistentes

Todas las personas que han formado parte del evento habrán tenido que rellenar una hoja de inscripción, invitación etc para poder participar en la acción. Estos datos los guardaremos y los incluiremos en nuestra base de datos para que en un futuro reciban las novedades de nuestra agencia,  eventos o lo que queramos comunicar mediante newsletters que crearemos en un futuro. Sería bueno crear un resumen del evento al que acaban de existir y enviárselo como recordatorio.

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5 Finalizar las cuentas

Sabemos que de la cantidad presupuestada en un comienzo y la cantidad que se invierte al final en un evento hay algún incremento. Seguro que durante la realización del evento han surgido gastos inesperados que hemos ido subsanando poco a poco. En este momento debemos recopilar todos esos pequeños gastos y sumarlos al presupuesto inicial para dar por cerradas las cuentas y que todo cuadre para mostrar el presupuesto total al cliente.

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6 Realizar informes

En estos informes plasmaremos una información exhaustiva sobre el evento desde el número de asistentes, sus profesiones, sexo, edad etc..El número de acciones realizadas: presentaciones, charlas, quienes son los ponentes y de qué han hablado…Recopilar los patrocinadores, qué han aportado ellos, precio de sus servicios. Evaluaciones de los participantes… en este apartado incluimos todo lo que se puede medir. Es importante después de recabar toda esta información que lo guardemos para poder revisarlo en los próximos eventos y poder mejorar cosas, volver a contactar con los proveedores o todo lo que nos haya funcionado y descartar lo que no haya sido satisfactorio plenamente.

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Una vez realizado estos pasos ya podemos dar por finalizado nuestro evento, lo único que nos queda es aprender de todo lo realizado y mejorar para el próximo, ¡todo es un aprendizaje!

Esperamos que os sea útil este post y si es así os damos las gracias por compartirlo.  Y vosotros , ¿Añadiríais algún paso más a esta lista?.